Структура служб доу. основные функции служб доу. Задачи и функции службы документационного обеспечения управления 5 содержание и разделы инструкции службы доу

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы ДОУ, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Задачи и функции могут различаться в зависимости от типа организации, правового и социального контекста, в котором она действует .

Структура, функции, задачи службы закрепляются в целом ряде локальных организационных и распорядительных документов - положениях, инструкциях, правилах, регламентах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы ДОУ, относятся положение о службе и должностные инструкции. Эти документы должны разрабатываться на основе действующего законодательства, нормативнометодических документов межотраслевого действия и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Разработка положения и должностных инструкций обеспечивает закрепление за службой общего объема функций, внутреннее построение службы ДОУ, а также устанавливает распределение функций и обязанностей работников.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Устав оказывает влияние на общую постановку делопроизводства, так как в этом документе определены задачи, направления и специфика деятельности организации, порядок утверждения организационной структуры, штатов, руководства. Заложенные в уставе положения создают изначальную организационную основу документооборота учреждения, способствуют регламентации информационных связей и позволяют определить реальный круг документов, которые будут создаваться в организации. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, закрепляет порядок документирования распорядительной деятельности и, соответственно, определяет круг документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразо-вания, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Положения о службе ДОУ могут разрабатываться на основе типовых или примерных, наличие которых не может заменить создание индивидуального положения. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы исходя из реальных условий ее деятельности. Например, к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства документационным обеспечением структурных подразделений и др. Наоборот, в конкретном положении возможно исключение из числа типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются службой ДОУ или закреплены за другими структурными подразделениями.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи. Положение вводится в действие с даты его утверждения.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД 1 (см. разд. 4.1).

В разделе «Общие положения» устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности. Служба ДОУ должна создаваться как самостоятельное структурное подразделение, подчиненное непосредственно руководителю организации. Нередки случаи, когда служба ДОУ входит в состав подразделений, выполняющих иные функции (например, административно-хозяйственные отделы, административные управления, управления персонала и делопроизводства и др.). Даже в тех случаях, когда эти подразделения имеют статус самостоятельных, такая практика приводит к усложнению движения документов и не может способствовать рациональной организации документационного обеспечения управления.

В разделе «Общие положения» закрепляется внутренняя структура службы. Если в службе ДОУ существует некое количество внутренних подразделений (групп, бюро, участков и др.), они должны быть перечислены. Если в составе службы работает всего несколько сотрудников, в положении перечисляют должности работников службы делопроизводства.

Следующим пунктом в разделе «Общие положения» дается перечень основных законодательных и нормативных правовых актов РФ, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе. При этом вначале перечисляются законодательные акты Российской Федерации, нормативные правовые документы, нормативно-методические документы межотраслевого действия, затем внутренние организационные и распорядительные документы самой организации, определяющие работу службы ДОУ.

Если служба ДОУ имеет свою печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования. В положении также устанавливается ответственность службы ДОУ за сохранность и удостоверение документов печатью организации.

Второй раздел положения называется «Цели и задачи » и содержит формулировки основной цели создания и деятельности службы и задач по ее реализации. Так, к числу задач службы делопроизводства в настоящее время относят организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях .

Третий раздел является основным. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы ДОУ и называется «Функции». Их описание содержит все виды работы, выполняемой службой ДОУ. При этом принято излагать функции в их логической последовательности: прием поступающих документов, их обработка, регистрация, рассмотрение, передача исполнителям и т.д. Заканчивается этот раздел видами работы по хранению документов и их передаче в архив.

При наличии в службе структурных подразделений в раздел «Функции» вводятся соответствующие их названиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем работы каждого участка службы. При разработке положения руководитель службы ДОУ должен тщательно продумать разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе, а также «утраты» или пропуска какой-то из функций, невключения ее в положение. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме. Раздел должен содержать четкие формулировки выполняемых работ, не допускающие их неоднозначное понимание.

Должностные обязанности руководителя службы делопроизводства могут регламентироваться отдельным документом (должностной инструкцией, должностным регламентом), однако достаточно часто вместо них в положение вводят раздел «Руководство », где закрепляются: наименование должности, (начальник, заведующий, управляющий), требования к уровню и профилю образования, квалификации и опыту практической работы руководителя службы ДОУ. В числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводства, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы и документационного обеспечения организации.

Встречаются положения, в которых раздел «Руководство» делится на три подраздела: обязанности, права, ответственность.

В числе обязанностей руководителя службы делопроизводства обязательно присутствует функция руководства и контроля за деятельностью подразделения. Но часто в этом разделе положения закрепляют выполнение отдельных функций службы (например, предварительное рассмотрение поступивших документов, подготовка документов к докладу руководству, контроль за сроками исполнения и др.), которые выполняются самим руководителем. В подразделе закрепляются также права руководителя службы делопроизводства, в числе которых обычно право устанавливать круг ответственности

своих заместителей (при их наличии), подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы ДОУ (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и др.

За руководителем службы делопроизводства закрепляется персональная ответственность за деятельность всей службы, выполнение всех функций, сохранность документов, соблюдение установленных норм и правил работы с документами и др. ГОСТ Р ИСО 15489-2007 закрепляет ответственность за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности . Особая ответственность в соответствии со стандартом должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации.

Пятый раздел положения «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В права службы ДОУ включают право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и др. Значительное влияние на состояние работы с документами может оказать наделение службы ДОУ правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.). Такое право, например, предоставлено делопроизводственным службам федеральных органов исполнительской власти: «Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю» 2 .

Раздел «Ответственность» или выделяется в самостоятельный, или соединяется с разделом «Права» и содержит перечисление основных позиций, по которым служба несет ответственность за выполнение своих задач, состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и др. Одно из положений ГОСТ Р ИСО 15489-2007 подчеркивает важность и значимость определения ответственности за работу с документами. При этом подчеркивается, что ответственность несут все сотрудники организации (в том числе управляющие документацией, специалисты смежных информационных профессий, руководство организации, руководители структурных подразделений, администраторы систем управления документами и другие лица, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности). Положение о службе ДОУ является тем организационным документом, который должен содержать четкие формулировки позиций, за которые отвечает служба делопроизводства.

Раздел «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями организации, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба ДОУ проводит по согласованию с другими подразделениями.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы ДОУ, изменении ее наименования или внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями. Порядок пересмотра положения устанавливается либо в заключительном разделе этого документа, либо в «Общих положениях».

Пример положения о службе ДОУ дан в приложении 29.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, является должностная инструкция.

Должностная инструкция - это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или структурного подразделения. В разработке должностных инструкций и их практическом применении должны быть заинтересованы как руководители, так и исполнители. Этот документ выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль, является действенным средством управления, которое позволяет руководителю четко разграничить обязанности и права, установить ответственность, обеспечить взаимосвязи между отдельными должностями, исключить дублирование и устранить параллелизм в выполнении одних и тех же операций работниками каждого структурного подразделения организации. Кроме того, должностные инструкции дают возможность определить взаимозаменяемость работников. Этот документ позволяет руководителям осуществлять оценку деятельности каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Должностная инструкция является необходимым организационным документом и с точки зрения исполнителя, который заинтересован в четких представлениях о характере и видах своей работы, круге должностных обязанностей, собственных полномочиях, правах и ответственности, установлении взаимосвязей. Психологи отмечают, что наличие грамотно составленных должностных инструкций на все должности значительно сокращает возникновение конфликтных ситуаций в коллективе.

Должностная инструкция по своему назначению является документом стабильного действия, она должна быть рассчитана на длительный срок применения, что способствует четкому распределению функций и видов работ между отдельными работниками, закрепляет их специализацию.

При разработке должностных инструкций используют Квалификационный справочник , типовые должностные инструкции.

Квалификационный справочник содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий, их знаниям и умениям. Квалификационные характеристики работников службы ДОУ даны в приложении 30.

Наличие типовых должностных инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в конкретной организации, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием этой организации.

Основным источником разработки должностных инструкций должно быть положение о структурном подразделении, так как оно содержит полный перечень видов работы, закрепленных за подразделением.

Положение и должностные инструкции - это взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются с целью распределения всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ, вытекают из задач и функций всей службы в целом. Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника.

К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в формулировках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Секретарь организует», «Референт составляет» и т.д. - и при этом точно отражать степень самостоятельности в выполнении работы: «принимает участие...», «совместно с.....», «организует визирование...», «обеспе

чивает выполнение...».

Формуляр должностной инструкции и структура текста унифицированы в УСОРД 1 (см. разд. 4.1).

В разделе «Общие положения» устанавливается наименование должности (в соответствии со штатным расписанием), ее статус и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника. Отдельным пунктом дается порядок приема и увольнения с работы. Следующий пункт содержит требования организации к уровню профессиональной подготовки, образования, стажу практической работы. При перечислении требований к профессиональной подготовке можно использовать Квалификационный справочник или установить дополнительные требования к квалификации работников службы ДОУ, уровню образования, стажу работы.

Если в организации предъявляют повышенные требования к уровню профессиональной подготовки, то возможно включение в должностную инструкцию специального пункта, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям. Например: «Секретарь должен знать: организационную структуру и направления деятельности организации, функции структурных подразделений и фамилии их руководителей, распределение обязанностей между руководителями организации, правила внутреннего трудового распорядка, делопроизводство, правила составления и оформления документов, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи, правила техники безопасности, нормы служебного этикета».

Кроме того, в должностную инструкцию могут быть включены и требования к практическим навыкам работы, например: «Секретарь должен уметь: работать на компьютере в среде Word, Windows и Exsel», «печатать на пишущей машине со скоростью... знаков», «составлять и оформлять служебные документы», «пользоваться... средствами связи».

В этот раздел включают пункт о нормативно-правовой основе деятельности работника службы ДОУ, в котором перечисляются те законодательные и нормативные акты, знание которых является необходимым в работе, а также распорядительные и организационные документы организации, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности.

В разделе «Основные задачи и функции » обобщенно формулируется основная задача работника, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работ, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника - регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. Поэтому в должностной инструкции следует тщательно формулировать каждый пункт исходя из принятой в организации технологии работы с документами. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступ работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» вносят такие права работника делопроизводственной службы ДОУ как: принятие решений по определенным вопросам, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел. В числе обязанностей обычно указываются: соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, правил эксплуатации техники и средств связи, конфиденциальности служебной информации, обеспечение сохранности документов, соблюдение этических норм, служебной субординации и др.

В разделе «Ответственность» устанавливаются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

В разделе «Связи по должности » (этот раздел может быть назван «Взаимоотношения») должен быть определен порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. Раздел выполняет координирующую роль и имеет важнейшее значение для установления и регламентации связей между различными структурными подразделениями, установления их иерархии и взаимных обязательств. В разделе устанавливается круг структурных подразделений, от которых работник получает (или передает) документацию, кому предоставляет информацию, с кем сотрудничает по определенным вопросам. Здесь, так же как и в других разделах, необходима точность формулировок характера взаимосвязей.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ с должностной инструкцией работника обязаны ознакомить под расписку при приеме на работу. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Пример должностной инструкции дан в приложении 31.

Должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, устанавливаются должностными регламентами, являющимися составной частью административного регламента государственного органа .

Статья 47 ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» 1 устанавливает порядок разработки и содержание должностного регламента. В соответствии с законом должностной регламент должен установить:

• квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;
• должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
• сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
• порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
• перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;
• показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего. Федеральным законом «О государственной гражданской службе

Российской Федерации» установлено, что положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации. Порядок разработки инструкции по делопроизводству установлен только для федеральных органов исполнительной власти. Он включает несколько этапов и показывает значение, которое придается этому документу.

Федеральный орган исполнительной власти с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Инструкция разрабатывается службой делопроизводства на основании приказа федерального органа исполнительной власти 1 . Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом федерального органа исполнительной власти после их согласования с Федеральным архивным агентством.

Инструкции разрабатываются с учетом законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, устава организации (или положения об органе власти), действующих нормативных правовых актов, нормативно-методических документов межотраслевого действия, государственных стандартов, разработок Росархива и таких локальных нормативных актов, как регламент внутренней организации, приказ о распределении обязанностей и др.

Кроме того, при разработке инструкции должна быть учтена специфика работы самой организации. По сути, инструкция закрепляет систему делопроизводства организации. Она необходима как работникам службы ДОУ, так и специалистам, которые работают с документами. Наличие инструкции обеспечивает одну из основных задач службы ДОУ - создание единого порядка документирования и работы с документами.

Структура текста инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы», «... на административные документы», «...кроме кон-

фиденциальных документов», «не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну», «....служебную или иную тайну, персональные данные» и др.). Отдельный пункт в этом разделе должен установить ответственность за несоблюдение требований инструкции по работе с документами. В «Общих положениях» устанавливается подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в его структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

В соответствии с Правилами делопроизводства положения инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий 1 . Кроме того, в этом разделе инструкции обычно устанавливаются общие правила работы со служебными документами, которые включают порядок передачи документов при уходе в отпуск, отъезде в командировку, болезни, увольнении работника; запрет на передачу служебных документов сторонним организациям; разглашение информации и содержания служебных документов и дел осуществляется по акту.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Порядок оформления документов», где определяются:

• вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;
• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
• общие правила подготовки и оформления документов;
• виды бланков, применяемых в организации, и состав их информации;
• правила подготовки отдельных видов нормативных правовых актов, распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
• порядок изготовления и размножения документов;
• правила оформления и заверения копий и приложений;
• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
• порядок работы исполнителей с документами.

См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.

Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Ряд организаций идут по пути выделения всех перечисленных вопросов в самостоятельный организационный документ типа «Правил» или «Регламента подготовки и оформления документов», рациональнее включать эти нормы в инструкцию по делопроизводству.

Раздел «Организация документооборота» включает:

• порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
• организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
• основные инстанции движения документов;
• порядок подготовки и отправки исходящих документов;
• порядок учета объема документооборота;
• прием и обработку документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

В этом разделе необходимо установить порядок приема и обработки документов, поступающих и отправляемых из организации всеми используемыми средствами связи.

В разделе «Регистрация документов» инструкция по делопроизводству устанавливает порядок и организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, дает описание принятой технологии. Кроме того, для закрепления единого порядка работы с документами в этом разделе следует определить место и способы регистрации документов, сроки регистрации поступающих и отправляемых документов, структуру регистрационных индексов входящих и исходящих документов, перечень сведений о документе, включаемых в информационную систему (а при наличии - и в систему электронного документооборота). Этот раздел должен содержать информацию о регистрации отдельных потоков документов. Например, в федеральных органах исполнительной власти в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти; обращения граждан; документы, поступившие от зарубежных корреспондентов, и др.

Раздел «Организация справочной работы» (или «Информационнопоисковая система » - И ПС) устанавливает принципы построения информационно-справочной работы в организации, содержит описание справочных массивов, правила пользования и их доступность для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технологию информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов » устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки документов на контроль, правила переноса срока исполнения или исполнителя, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов » содержит основной принцип организации хранения (централизованное, децентрализованное или смешанное), правила хранения документов в службе ДОУ, в структурных подразделениях и ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив » включают порядок и организацию проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы конкретной организации, направлений деятельности и принятой технологии.

В инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, документами с ограниченной сферой распространении, иностранной корреспонденцией, техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.), по правилам хранения и использования бланков, печатей, штампов.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопото-ков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, документов, заверяемых печатью, и документов, подлежащих утверждению, формы учета документооборота, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ. Если в организации создан архив, то его заведующий также принимает участие в подготовке инструкции. При наличии в организации юридической службы инструкция должна быть предварительно с ней согласована.

Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

• 1. Какие вопросы должны быть решены при создании службы ДОУ?
• 2. От каких факторов зависит выбор формы организации работы с документами?
• 3. Какие наименования служб ДОУ установлены нормативно-методическими документами межотраслевого действия?
• 4. Какие типовые функции закреплены для службы ДОУ?
• 5. Какова типовая структура управления делами?
• 6. Какова структура канцелярии?
• 7. Назначение положения о службе ДОУ.
• 8. Каков порядок пересмотра положения?
• 9. Какую роль в организации работы службы ДОУ играет должностная инструкция?
• 10. Кто разрабатывает положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работникам?
• 11. Каков порядок пересмотра этих документов?
См.: ГОСТ Р ИСО 15489-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М., 2007. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Минтруд РФ, 2001. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. См.: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: ВНИИДАД, 1980.
• См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
• См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К).

14.1. Функциональное назначение, цель, задачи, организационная структура и численный состав службы документационного обеспечения управления

В соответствии с ГСДОУ документационное обеспечение управления предприятием (организацией, учреждением) осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). Таким образом, функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по документационному обеспечению управления предприятием в соответствии с предназначением предприятия и приоритетами его организационного развития.

Служба ДОУ реализует свою деятельность на правах самостоятельного структурного подразделения. Однако в зависимости от особенностей организации и специфики деятельности предприятия по решению руководителя предприятия функции службы ДОУ могут быть возложены на иное структурное подразделение (отдел, группу и т. п., см. далее) или специально уполномоченное должностное лицо (документоведа, помощника руководителя, секретаря и т. п.).

Целью деятельности службы ДОУ является организация эффективного документационного обеспечения управления деятель­ностью предприятия. Соответственно основные задачи службы ДОУ заключаются:

В организации, внедрении, эксплуатации и совершенствовании интегрированной системы документационного обеспечения управления предприятия;

В оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документированной информации;

В надлежащем организационно-методическом руководстве по соблюдению установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия;

В действенном контроле за соблюдением установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия.

Своевременная, полная и качественная реализация службой ДОУ своей деятельности в значительной степени будет предопределяться соответствием ее организационной структуры и численного состава содержанию и объему возложенных на нее задач по документационному обеспечению управления предприятием. В этой связи целесообразно прежде всего уточнить, что именно представляют собой организационная структура и численный состав службы ДОУ.

Организационная структура службы ДОУ - это совокупность образующих его подразделений (отделов, групп и пр.), в пределах своей компетенции осуществляющих взаимосогласованную деятельность по документационному обеспечению управления предприятием. Таким образом, организационная структура службы ДОУ характеризуется, во-первых, количеством входящих в нее подразделений и, во-вторых, особенностями их взаимодействия в процессе повседневной деятельности.

В свою очередь, численный состав службы ДОУ - это общее количество ее работников. Оно находится в прямой зависимости от количества входящих в службу подразделений. Иными словами, численность работников службы ДОУ - это не что иное, как суммарная численность работников образующих ее подразделений.

Установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ производится исходя из содержания возложенных на данное подразделение задач по документационному обеспечению управления предприятием на основе сведений о типовых организационных структурах, представленных в ГСДОУ. Как следует из приложения ГСДОУ, типовая организационная структура службы ДОУ определяется в зависимости от принадлежности предприятия (организации, учреждения) к той или иной функциональной группе и исходя из специфики содержания документационного обеспечения управления соответствующими предприятиями (организациями, учреждениями).

Так, в министерствах и ведомствах РФ и субъектов федерации функции службы ДОУ возлагаются на управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются:

Секретариат [приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро];

Инспекция при министре (руководителе ведомства);

Канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

Отдел по работе с письменными обращениями;

Отдел совершенствования работы с документами;

На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других аналогичных учреждениях функции службы ДОУ возлагаются на отдел ДОУ (канцелярию). В состав отдела ДОУ (канцелярии), как правило, включаются:

Секретариат;

Экспедиция;

Подразделение по учету и регистрации документов (делопроизводство);

Машинописное бюро;

Подразделение по контролю за исполнением документов;

Подразделение совершенствования работы с документами;

Подразделение по работе с письменными обращениями;

Наконец, в негосударственных структурах (ассоциациях, концернах, акционерных обществах, в том числе совместных, кооперативах и т. п.), а также в органах местного самоуправления и общественных организациях функции службы ДОУ возлагаются на общий отдел. В состав общего отдела, как правило, включаются:

Секретариат;

Канцелярия;

Группа контроля за исполнением документов;

Протокольная группа;

Группа совершенствования работы с документами;

Группа по работе с письменными обращениями;

Машинописное бюро;

Копировально-множительное бюро;

В условиях малого предприятия (организации, учреждения) с численностью работников до 100 чел. задачи по документационному обеспечению управления целесообразно возложить на специально уполномоченное должностное лицо. Примерная организационная структура службы ДОУ акционерного предприятия представлена на рис. 14.1.

Рис. 14.1. Примерная организационная структура службы ДОУ акционерного предприятия

Что же касается предприятий (организаций, учреждений) с численностью работников свыше 100 чел., то в качестве оптимальной для решения задач документационного обеспечения управления их деятельностью может быть предложена примерная организационная структура службы ДОУ, представленная на рис. 14.2.

Рис. 14.2. Примерная организационная структура службы ДОУ

предприятия с численностью работников свыше 100 чел.

Установление оптимального численного состава службы ДОУ производится исходя из объема возложенных на данное подразделение задач на основе сведений о нормах времени, установленных для выполнения тех или иных видов работ по документационному обеспечению управления и с учетом квалификационных требований к работникам, которым поручено выполнение соответствующих видов работ. Так, в соответствии с «Нормами времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» установлены нормы времени на выполнение следующих работ:

По документационному обеспечению структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти;

По составлению и ведению номенклатуры дел указанных подразделений;

По документированию деятельности коллегиальных органов;

По автоматизации архивного хранения документов;

Отдельных видов работ по документационному обеспечению (в том числе по оформлению, обработке, регистрации, учету, хранению и поиску документов);

Справочно-аналитической работы по документам.

Что касается квалификационных требований, предъявляемых к работникам службы ДОУ, то они содержатся в «Квалификационном справочнике должностей служащих». В справочнике представлены квалификационные требования к работникам службы ДОУ из числа руководителей структурных подразделений службы, а также ее специалистов и технических исполнителей.

Для определения примерного численного состава службы ДОУ прежде всего необходимо составить перечень видов работ, выполняемых в течение календарного года каждым из ее структурных подразделений. Затем следует рассчитать объем выполняемых работ (по каждому виду и в целом, а также по категориям в зависимости от квалификации работников). На основании суммарного объема выполняемых работ по документационному обеспечению управления, исходя из годовой нормы рабочего времени одного работника и принимая во внимание затраты времени, не предусмотренные нормами (носящими разовый характер), можно определить численность работников службы ДОУ (общую и по категориям работников в зависимости от их квалификации).

Для более глубокого и ясного понимания порядка определения оптимального численного состава службы ДОУ воспользуемся сведениями, представленными в Приложении № 2 к «Нормам времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». В соответствии с данным документом расчет нормативной численности работников производится по формуле

Ч н = Т об / Ф п,

где Ч н - нормативная численность работников, чел.; Т об - общие затраты времени на работы по документационному обеспечению, ч; Ф п - планируемый годовой фонд рабочего времени в расчете на одного работника, ч.

В свою очередь, значение Т об определяется по формуле

Т об = Т н + Т нн,

где Т н - затраты времени на работы по документационному обеспечению, рассчитываемые на основании норм, ч; Т нн - затраты времени, не предусмотренные нормами (определяемые экспертно-оценочным способом), ч.

Для расчета примерной численности специалистов I и II категорий группы обработки документов в составе отдела делопроизводства службы ДОУ воспользуемся условными справочными данными, представленными в табл. 14.1.

Таблица 14.1

Условные справочные данные для расчета примерной численности работников службы ДОУ

На основании справочных данных годовой объем работ со­ставил: для специалистов II категории - 14 925 часов, для специалистов I категории - 13 975 часов (всего 28 900 часов). Пред­положим также, что объем ненормируемых видов работ для специалистов II категории составил (условно) 100 часов. Тогда, исходя из значения планируемого годового фонда рабочего времени (в расчете на одного работника) в 2000 часов, определим примерную численность работников (специалистов I и II категорий) в составе группы обработки документов отдела делопроизводства службы ДОУ:

Т об = Т н + Т нн = 13 975 + 0 = 13 975 (ч);

Ч н = Т об / Ф п = 13 975: 2000 = 7 (чел.).

Т об = Т н + Т нн = 14 925 + 100 = 15 025 (ч);

Ч н = Т о6 / Ф п = 15 025: 2000 = 7,5 (чел.).

Таким образом, для надлежащего укомплектования группы обработки документов отдела делопроизводства службы ДОУ в предстоящем календарном году потребуется семь специалистов I категории и восемь специалистов II категории, в том числе один (0,5) - на условиях совмещения или неполной занятости (например, с продолжительностью рабочего дня, равной четырем часам).

Аналогичным образом производится расчет численности работников по всем остальным структурным подразделениям службы ДОУ. На основании расчетов формируются сводные данные о численном составе службы ДОУ. Сведения о примерном численном составе работников службы ДОУ предприятия с численностью работников свыше 100 чел. представлены в табл. 14.2.

Таблица 14.2

Сведения о примерном численном составе работников службы ДОУ предприятия с численностью работников свыше 100 чел.

* В том числе руководитель службы ДОУ - 1 чел.

** Начальник административного отдела может исполнять по совместительству обязанности заместителя руководителя службы ДОУ.

Для определения оптимального численного состава службы ДОУ помимо перечисленных документов могут также применяться:

Отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных структурных подразделениях предприятий (организаций, учреждений);

Укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ.

Основные функции структурных подразделений службы ДОУ

Административный отдел службы, как следует из названия, прежде всего исполняет функцию повседневного управления (администрирования) деятельностью службы. Кроме того, подразделения отдела - группа рассмотрения письменных обращений и группа контроля исполнения - исполняют контрольную функцию. При этом группа рассмотрения письменных обращений осуществляет контроль за надлежащей организацией рассмотрения поступающих в адрес предприятия письменных запросов, жалоб, заявлений и предложений, а группа контроля исполнения документов - контроль за надлежащим исполнением документов предприятия, образующихся в процессе ведения внешней и внутренней служебно-деловой переписки.

Отдел обеспечения объединяет в своем составе группы обеспечения протокольных мероприятий и группы организационно-методического обеспечения, исполняет обеспечивающую функцию. Отдел осуществляет организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с участием должностных лиц предприятия (в том числе переговоров, заседаний, совещаний, конференций и т. п.), а также организационно-методическое обеспечение деятельности структурных подразделений предприятия (с учетом специфики документирования их деятельности).

Отдел делопроизводства ,как следует из названия, исполняет в процессе своей деятельности делопроизводственную функцию, т. е. весь комплекс вопросов, связанных с движением документов предприятия. Экспедиционно-курьерская группа осуществляет доставку входящих документов с мест отправления (например, из почтового отделения) на предприятие и доставку исходящих документов в места назначения (помимо почтовых отделений это могут быть и непосредственные получатели документов). В свою очередь, группа обработки документов осуществляет их прием, регистрацию, учет, выдачу и подготовку к отправке за пределы предприятия (последнее касается исходящих документов, в том числе подлежащих возврату в адрес отправителя).

Отдел хранения включает группы оперативного и архивного хранения документов и исполняет функцию хранения. При этом в первой группе осуществляется оперативное хранение (до момента передачи документов на постоянное хранение в архив предприятия), а во второй, по сути представляющей собой архив предприятия,- постоянное хранение (до момента передачи документов в государ­ственный архив).

Основной функцией отдела технического исполнения документов является подготовка проектов и, если требуется, дополнительных экземпляров подписанных (утвержденных) документов. В состав отдела входят две группы - подготовки проектов документов и тиражирования документов.

14.2. Формирование службы ДОУ

Изучение нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления;

Подготовку служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ;

Разработку проекта организационной структуры службы ДОУ;

Разработку проекта численного состава службы ДОУ;

Разработку проекта штатного расписания службы ДОУ;

Разработку проекта положения о службе ДОУ;

Разработку проекта инструкции по документационному обеспечению управления;

Разработку проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности;

Разработку проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из руководящего состава;

Разработку норм выполнения работ по документационному обеспечений управления;

Разработку схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия, а также с другими предприятиями (организациями, учреждениями);

Разработку проекта приказа о формировании службы ДОУ (о внесении изменений в штатное расписание предприятия) и о назначении руководящего состава службы ДОУ: руководителя службы и, если это предусмотрено штатным расписанием службы, его заместителя (заместителей).

Как правило, в отсутствие на предприятии службы ДОУ (а также иных структурных подразделений или должностных лиц, выполняющих функции службы ДОУ) ее формирование возлагается на руководителя кадрового органа предприятия (службы персонала, отдела кадров и т. п.). Подготовка и реализация необходимых управленческих решений и действий организуются руководителем кадрового органа посредством делегирования необходимых полномочий (например, по подготовке проектов документов, рекрутингу персонала и т. п.) своим подчиненным и во взаимодействии с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (например, с юридической службой или юрисконсультом, начальником отдела труда, бухгалтерией и т. п.).

В зависимости от специфики управленческой ситуации и пре­доставленных полномочий руководитель кадрового органа дей­ствует на основании соответствующего распоряжения руководителя предприятия или в инициативном порядке (последнее относится только к подготовке служебной записки с соответствующим обоснованием; все последующие действия, как правило, определяются в резолюции руководителя предприятия на записке-обосновании).

Изучение нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления является обязательным на подготовительном этапе формирования службы ДОУ, придающим юридически обоснованный характер всей последующей работе. Отметим в этой связи, что к основным нормативно-правовым актам и организационно-распорядительным документам, регламентирующим документационное обеспечение управления, относятся:

Государственная система документационного обеспечения управления;

Государственные стандарты (в частности, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ 51141-98);

Типовые инструкции по документационному обеспечению управления (в частности, «Типовая инструкция по делопроизвод­ству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная постановлением Росархива от 27.11.2000 г. № 68);

Инструкции, правила, разъяснения, рекомендации и иные организационно-распорядительные документы по отдельным вопросам и направлениям ДОУ, издаваемые в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения на предприятии;

Классификаторы управленческой документации (в частно­сти, ОКУД ОК 011-93);

Типовые перечни документов, образующихся в управленче­ской деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков их хранения (в частности, перечень, утвержденный Госкомстатом РФ 6 октября 2000 г.);

Типовые формы документации (в частности, формы документации по учету труда и заработной платы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1).

Организационно-методические и нормативно-методические документы и материалы (в частности, «Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов» ДР-191-98, подготовленные Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела);

Документы по организации труда работников (в частности, «Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы» СанПин 2.2.2./2.4.1340-03);

Документы, устанавливающие квалификационные требования к работникам (в частности, «Квалификационный справочник должностей служащих», утвержденный постановлением Минтруда и социального развития РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Изучение указанных документов должно осуществляться в контексте соответствующих положений локальных актов предприятия, в том числе:

1) устава предприятия (положения о предприятии);

2) правил внутреннего трудового распорядка предприятия;

3) положения о персонале предприятия;

4) штатного расписания предприятия.

Следующим этапом работы является подготовка служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ и ее представление на рассмотрение руководителю предприятия. Напомним, что под служебной запиской следует понимать краткое официальное письмо, используемое в процессе обмена докумен­тированной информацией во внутренней переписке предприятия. Функ­циональное назначение документа заключается:

В объективном информировании руководителя предприятия о состоянии освещаемого в служебной записке вопроса;

В представлении обоснований формирования службы ДОУ, а также предложений о порядке ее формирования в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления и с учетом соответствующих положений локальных актов предприятия.

Примерный текст служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ представлен в Приложении 11.

Подготовка проекта штатного расписания службы ДОУ , т. е. документа, определяющего количественный и качественный состав работников предприятия (в целом и по структурным подразделениям) на календарный год. Функциональное назначение документа состоит:

В установлении предельной численности работников (по предприятию и по структурным подразделениям) на календарный год;

В документировании указанных сведений в установленной форме.

Разработка проекта положения о службе ДОУ ,как это пред­усмотрено ГСДОУ, должна производиться на основе примерного положения с учетом особенностей организации и специфики деятельности предприятия. Положение о службе ДОУ представляет собой документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения. Функциональное назначение документа заключается в общей организационно-правовой регламентации повседневной деятельности службы ДОУ. Вариант текста примерного положения о службе ДОУ представлен в Приложении 12.

Разработка проекта инструкции по документационному обеспечению управления обычно осуществляется на основе «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» с учетом соответствующих положений других нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ, издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения предприятием. При разработке документа принимаются во внимание особенности организации и специфика деятельности предприятия.

Инструкция по ДОУ - это документ, регламентирующий порядок осуществления деятельности по документационному обеспечению управления, а также порядок применения (исполнения) в процессе указанной деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия соответствующих положений законодательных и нормативно-правовых актов. Ее функциональное назначение заключается:

В установлении единого порядка обращения с документами предприятия в процессе повседневной деятельности;

В установлении единого порядка документирования управленческой деятельности предприятия.

Раздел 1. Общие положения.

Раздел 2. Общие требования к подготовке и представлению проектов документов.

Раздел 3. Особенности подготовки содержания отдельных видов документов.

Раздел 4. Особенности оформления документов.

Раздел 5. Организация документооборота предприятия.

Раздел 6. Поисковая система по документам.

Раздел 7. Контроль за исполнением документов.

Раздел 8. Организация оперативного хранения документов.

Раздел 9. Подготовка документов к передаче в архив.

Раздел 10. Заключительные положения.

Разработка проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности службы ДОУ производится на основе нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов, регламентирующих соответствующие виды (направления) деятельности и издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения предприятием. Как и в случае с инструкцией по ДОУ при разработке инструкции по виду (направлению) деятельности службы ДОУ принимаются во внимание особенности организации и специфика деятельности предприятия.

Инструкция по виду (направлению) деятельности службы ДОУ представляет собой документ, регламентирующий порядок осуществления такой деятельности структурными подразделениями и должностными лицами службы ДОУ. Функциональное назначение инструкции заключается в установлении согласованного порядка действий структурных подразделений и должностных лиц службы ДОУ в процессе осуществления определенного вида (направления) деятельности.

Работка проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из числа руководителей производится на основании «Квалификационного справочника должностей служащих». Должностная инструкция - это документ, регламентирующий деятельность конкретного работника (категории работников) и устанавливающий порядок применения им (ими) в процессе указанной деятельности соответствующих положений законодательных, нормативно-правовых актов.

Функциональное назначение должностной инструкции заключается:

В рациональном разграничении служебно-деловых полномочий работников;

В установлении приблизительно равномерной служебноделовой загрузки работников;

В распределении работ в зависимости от сложности их выполнения и квалификации работников, на которых они возлагаются.

На этапе формирования службы ДОУ производится подготовка проектов должностных инструкций на работников из числа руководителей службы - начальника службы ДОУ и, если это предусмотрено проектом штатного расписания, его заместителей. Указанные должностные инструкции рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия (или его заместителем по управлению).

По завершении формирования службы ДОУ ее начальником организуется разработка проектов должностных инструкций других ее работников (начальников структурных подразделений, специалистов и технических исполнителей). Проекты этих инструкций рассматриваются и утверждаются начальником службы ДОУ. Примерные тексты должностных инструкций работников службы ДОУ представлены в Приложении 13.

Разработка норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления производится на основе существующих нормативов и норм, а также фактических затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. Под нормой времени следует понимать документ, определяющий необходимые затраты времени на выполнение определенного объема работы работником соответствующей квалификации.

Функциональное назначение норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления заключается:

В определении планируемой трудоемкости работ по документационному обеспечению управления;

В определении требуемой численности работников службы ДОУ.

Фактические затраты рабочего времени определяются методом так называемого технического нормирования на основе результатов измерений в течение рабочего дня стандартной продолжительности (восемь часов). Норма времени на выполнение единицы нормируемого вида работ по ДОУ рассчитывается по нормативу оперативного времени (определяемому на основании действующих нормативов времени на выполнение соответствующих видов работ или на основании результатов измерений) по формуле

Н вр = Н´К,

где Н вр - значение нормы времени, ч; Н - значение норматива оперативного времени, ч; К-коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, на отдых и личные потребности работника (в соответствии с «Межотра­слевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденными постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, коэффициент К равен 1,1).

Нормы времени на виды работ по документационному обеспечению управления разрабатываются под руководством начальника службы ДОУ, после чего рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Пересмотр норм времени производится при изменении технологии работ по ДОУ, а также в том случае, если по тем или иным объективным причинам на протяжении трех и более месяцев имеет место постоянное превышение (перерасход) ранее установленных норм времени по соответствующим видам работ.

Разработка схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия, а также с другими предприятиями (организациями, учреждениями) производится на основании организационной структуры предприятия, схемы документооборота предприятия и перечня предприятий, организаций и учреждений, с которыми данное предприятие осуществляет обмен документированной информацией в процессе своей деятельности. Разработка проекта документа организуется начальником службы ДОУ, а рассмотрение и утверждение проекта - как правило, заместителем руководителя предприятия по управлению.

Под схемой взаимодействия подразумевается документ, на котором с помощью условных графических изображений зафиксированы организационно-информационные связи службы ДОУ со структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а также с другими предприятиями, организациями и учреждениями, осуществляющими с данным предприятием обмен документированной информацией. Как следует из ГСДОУ, служба ДОУ при осуществлении своей деятельности в пределах предприятия взаимодействует:

Со всеми структурными подразделениями предприятия - по вопросам организационно-методического руководства документационным обеспечением управления, а также в процессе ведения внутренней переписки по вопросам повседневной деятельности;

С юридической службой предприятия - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

С кадровой службой - по вопросам подбора, обучения и ротации персонала службы ДОУ;

Со службой труда и заработной платы - по вопросам разработки и внедрения мероприятий, связанных с оптимизацией организации труда и мотивации персонала службы ДОУ;

Со службой административно-хозяйственного и материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения административно-хозяйственного и материально-технического обеспечения деятельности службы ДОУ;

С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники, оперативной обработки документированной информации;

С бухгалтерией - по вопросам обеспечения сохранности, учета бланков документов строгой отчетности.

Пример оформления схемы взаимодействия службы ДОУ представлен на рис. 14.3.

УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора по управлению

Подпись И. О. Фамилия

Схема взаимодействия службы ДОУ ООО «Сервис-экстра» со структурными подразделениями и должностными лицами предприятия

Начальник службы ДОУ Подпись И. О. Фамилия

Рис. 14.3. Пример оформления схемы взаимодействия службы ДОУ

За пределами предприятия служба ДОУ, как правило, взаимодействует:

Со службой ДОУ вышестоящего органа управления, по отношению к которомуданное предприятие занимает подчиненное (подведомственное) положение - по вопросам организации документационного обеспечения управления в соответствии с законодательством, нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами;

С научно-исследовательскими организациями и учреждениями - по вопросам совершенствования стиля и методов работы с документами;

С предприятиями, организациями и учреждениями, осуществляющими с данным предприятием обмен документированной информацией - в процессе ведения внешней переписки;

Сорганизациями, предприятиями и учреждениями, предоставляющими услуги по обеспечению обмена документированной информацией (всех видов связи, используемых предприятием);

С отдельными гражданами (физическими лицами) - при поступлении от этих лиц письменных обращений (запросов, жалоб, предложений и заявлений).

Разработка проектов приказов о формировании службы ДОУ (о внесении изменений в штатное расписание предприятия и о назначении руководящего состава службы ДОУ) производится на основании проекта изменений в штатном расписании и представления (представлений) к назначению на должность. Напомним, что приказ - это документированное управленческое решение руководителя предприятия, регламентирующее действия структурных подразделений и должностных лиц по двум и более вопросам повсе­дневной деятельности.

Функциональное назначение приказа заключается в придании юридической силы решениям руководителя предприятия, принимаемым им в пределах своей служебно-деловой компетенции, по вопросам организации деятельности предприятия. Примерные тексты приказов о внесении изменений в штатное расписание и о назначении начальника службы ДОУ представлены на рис. 14.4 и 14.5.

Эмблема (логотип)

ОАО «Лидер»

ПРИКАЗ

г. Пущино Московской обл.

о создании службы документационного обеспечения управлении

В соответствии с Программой организационного развития предприятия на 2004 год

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать на предприятии с 1 января 2006 года на базе группы делопроизводства службу документационного обеспечения (службу ДОУ). Утвердить штатное расписание службы ДОУ на 2006 год (приложение 1 к настоящему приказу).

2. Установить на 2006 год следующую организационную структуру службы ДОУ: административная группа; группа делопроизводства; группа технической подготовки документов; группа хранения документов; группа обеспечения.

Установить штатную численность службы ДОУ на 2006 год в количестве 27 чел.

3. Утвердить Положение о службе ДОУ (приложение 2 к настоящему приказу).

4. Утвердить схему организационно-информационного взаимодействия службы ДОУ с должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (приложение 3 к настоящему приказу).

5. Признать утратившим силу приказ генерального директора предприятия от 8 ноября 2002 года № 211 о создании группы делопроизводства.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению
О. Е. Арефьеву.

Согласовано:

Рис. 14.4. Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание предприятия в связи с формированием службы ДОУ

Эмблема (логотип)

ОАО «Лидер»

г. Пущино Московской обл.

о назначении П. А. Иванникова начальником службы ДОУ

В связи с созданием службы документационного обеспечения
управления (службы ДОУ)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить с 1 января 2006 г. Иванникова Петра Афанасьевича начальником службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ), освободив его от обязанностей начальника группы делопроизводства.

Установить П. А. Иванникову должностной оклад в размере
9500 руб.

2. Начальнику службы персонала до 5 января 2006 г. обеспечить внесение необходимых изменений в личное дело П. А. Иванникова и иную учетную документацию.

3. Утвердить должностную инструкцию начальника службы ДОУ (приложение 1 к настоящему приказу).

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению
О. Е. Арефьеву.

Генеральный директор Подпись П. А. Добрынин

Согласовано:

начальник службы персонала Подпись Р. Ю. Янковская

Рис. 14.5. Пример приказа о назначении начальника службы ДОУ

Контрольные вопросы и задания

1. В чем заключается функциональное назначение службы ДОУ?

2. Каковы цели и задачи службы ДОУ?

3. Как производится установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ?

4. Как происходит установление оптимального численного состава службы ДОУ?

5. Как определяется примерный численный состав службы ДОУ?

6. Каковы основные функции структурных подразделений службы ДОУ?

7. Каков общий порядок формирования службы ДОУ?

8. Какова структура инструкции по документационному обеспечению управления?

1 ВВЕДЕНИЕ 2

2 ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ 4

3 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ 6

4 НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ 9

5 СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ СЛУЖБ ДОУ 14

6 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятий управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что делопроизводство - одна из функций управления основанная на научной организации с применением современной техники. В современных условиях, работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем над их исполнением. Служба документационного обеспечения управленческой деятельности принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защиты информации, в совершенствовании работы с документами. А мы живем в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.

Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в организации, описание структуры и раскрытие основных функций службы документационного обеспечения управления, определение назначения в организации.

Исходя из цели были поставлены следующие задачи:

изучение периодического издания, раскрывающего тему курсовой работы;

рассказать о службе документационного обеспечения управления в организации, перечислить ее основные задачи и функции;

рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и описать их основные функции.

1. ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Цели службы ДОУ:

Совершенствование форм и методов работы с документами;

Внедрение единого порядка работы с документами (их подготовка и обработка);

Контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

Сокращение документооборота, количества форм документов;

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ организации;

Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач, а из этих задач вытекают функции:

1. Обеспечение документирования управленческой деятельности. Эти задачи могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

• разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

• обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

• контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение.

2. Организация работы с документами в учреждении. Эти задачи решаются выполнением следующих функций:

• установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

• экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

• контроль за исполнением документов;

• систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;

• обеспечение защиты информации.

3. Совершенствование форм и методов работы с документами. Эти задачи включают в себя выполнение следующих функций:

• разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

• методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

• повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

• упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

• разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

• постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

3. НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

• положения о структурном подразделении;

• должностных инструкций;

• инструкции по делопроизводству.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Для управления организацией и решения ее задач существует самостоятельное структурное подразделение – служба ДОУ, которое подчиняется, как правило, непосредственно руководителю организации или одному из его заместителей.

Для управления организацией и решения ее задач существует самостоятельное структурное подразделение – служба ДОУ, которое подчиняется, как правило, непосредственно руководителю организации или одному из его заместителей.

Создаваемые сегодня в организациях службы ДОУ имеют разнообразные наименования: департамент по управлению делами, административный департамент, административно-правовой департамент, управление делами, административно-кадровое управление, управление делопроизводства, управление документооборота и комплектования ведомственных архивов, управление делами и информационных технологий, административная дирекция и т.д.

Включение в наименование службы ДОУ слов «департамент» и «управление» с внутренними подразделениями в виде отделов, секторов, групп подчеркивает ее значимость как структуры, имеющей такую же функцию управления в организации, как, например, управление финансами.

Выбор варианта службы ДОУ, ее структура и численность зависят от штатной численности организации, состава структурных подразделений, объема выполняемых службой ДОУ работ, объема документооборота, форм работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный документооборот), трудозатрат на выполнение конкретных видов работ, уровня автоматизации процессов обработки документов (внедрения СЭД).

Целью данной статьи является изложение некоторых современных подходов к формированию службы ДОУ.

Цели и задачи службы ДОУ

Целями службы ДОУ являются руководство, координация и реализация работ по ИДОУ.

Служба ДОУ призвана решать следующие основные задачи:

• обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами.

Выполнение этой задачи предполагает организацию, планирование и регулирование процессов управления документами и содержащейся в них информации, обеспечение единой технологии создания, согласования, регистрации, обработки, контроля исполнения, хранения и использования документов в течение всего их жизненного цикла. Это достигается разработкой и обеспечением практического применения инструкции по ДОУ, положения о службе ДОУ, положения об архиве и об экспертной комиссии организации, номенклатуры дел, перечней и классификаторов, других нормативных и методических документов, необходимых для организации работы с документами на основе единых требований;

• создание информационно-поисковых систем.

Решение этой задачи должно обеспечивать быстрый и качественный поиск всех зарегистрированных документов по различным наборам реквизитов на любом этапе их обработки и прохождения в организации. Необходимо организовать формирование базы данных о документах, что достигается, прежде всего, путем автоматизации порядка работы с документами;

• организация контроля исполнения документов.

Данная задача включает комплекс работ, направленных на своевременное и правильное исполнение документов (поручений) соответствующих руководителей, проведение необходимой аналитической работы по исполнительской дисциплине.

Технология проведения этой работы излагается в инструкции по ДОУ и включает в общем порядке:

• определение сроков исполнения, принципы контроля;
• постановку задач контроля и проведение контрольных процедур (постановка на контроль, определение срока исполнения, мониторинг хода исполнения, предупредительный и последующий контроль, продление срока исполнения, снятие документа с контроля, информирование руководителя об исполнительской дисциплине и подготовку предложений по ее улучшению (при необходимости);
• подготовку документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормативными документами.

• организация работы по комплектованию архива организации.

В соответствии с инструкцией по ДОУ законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, как правило, через год после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат описанию и оформлению в установленном порядке ответственными за делопроизводство структурных подразделений для передачи в архив. Работники службы ДОУ оказывают необходимую методическую и практическую помощь в обеспечении этого процесса.

• подготовка номенклатуры дел организации и контроль за правильностью формирования дел в подразделениях.

Работа по подготовке номенклатуры дел проводится на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации, и полученных от структурных подразделений предложений для включения дел в сводную номенклатуру дел организации. При этом следует руководствоваться основными положениями ГСДОУ, инструкцией по ДОУ организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. Контроль за правильным формированием дел призвана также осуществлять служба ДОУ путем проведения периодических проверок подразделений на предмет состояния работы с документами, сохранности документов;

• проведение экспертизы ценности документов.

Эта задача решается проведением полистного просмотра сформированных дел с целью определения научного, социально–культурного, исторического и практического значения документов, отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения. Такая работа проводится в структурных подразделениях под методическим руководством специалистов службы ДОУ и в архиве организации по документам, переданным в архив;

• совершенствование форм и методов работы с документами.

Данная задача выполняется с помощью разработки и практического внедрения ряда нормативных и методических документов (например, альбома форм унифицированных документов). В альбоме отражается характеристика каждого документа, его корпоративный статус, этапы документирования. В нем нормативно закрепляются состав используемых в организации документов и процедура их подготовки, предусматривается единая классификация документов в соответствии с управленческими функциями и задачами. При его использовании учитывается также количество видов и форм документов. На решение этой задачи направлено внедрение автоматизированных программ по работе с документами;

• сокращение документооборота и количества документов.

Для подготовки предложений руководству организации по сокращению документооборота организуется учет его объема.

Задачу сокращения объема документооборота возможно решить двумя путями:

• сократить внутреннюю переписку (например, ввести строгое требование вести внутреннюю переписку только при отсутствии возможности решения вопроса в рабочем порядке посредством корпоративной электронной почты, телефона, обсуждения);
• оптимизировать документооборот и применять рациональную маршрутизацию документов при использовании СЭД;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ИДОУ организации.

Выполнение этой задачи связано с подготовкой основополагающих документов для работы службы ДОУ и организации в целом (прежде всего подразумевается инструкция по ДОУ, отражающая все процессы работы с документами и содержащейся в них информацией, и технологические операции в логически выстроенной последовательности);

• внедрение современных методов обработки документов, включая автоматизированные системы ДОУ и безбумажный (электронный) документооборот.

Решение этой задачи очень актуально, т.к. в современных условиях практически каждая организация внедряет СЭД или осуществляет доработку или ее замену на более функциональную систему. Без элементов электронного документооборота невозможно успешно выстраивать бизнес или обеспечить эффективную работу любой организации. Сегодня в крупных организациях в основном используется смешанный документооборот: электронный документооборот с сопровождением элементов бумажного;

• организационно-методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

Служба ДОУ должна реализовывать эту задачу с помощью разработки нормативно–методических документов, разъяснения способов их применения, оказания методической и практической помощи подразделениям и подведомственным организациям, проведения семинаров, совещаний, повышения квалификации ответственных за работу с документами соответствующих подразделений и структур.

Структура службы ДОУ и изменения, произошедшие в последние годы

В соответствии с ГСДОУ типовая структура службы ДОУ предусматривает: секретариат, канцелярию, группу контроля, протокольную группу, группу совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб), экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

ГСДОУ - Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобр. коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).

В наименованиях приведенной структуры отражены основные функции, выполняемые службой ДОУ. Однако за последние 10–15 лет структура службы ДОУ претерпела изменения, прежде всего, из-за следующих факторов:

• изменений законодательства в сфере информации и документации;
• обновления технологии подготовки, обработки, хранения и использования документов;
• появления новых подходов к организации управленческих процессов, обусловленных, например, изменением организационно-правовой формы организации или внедрением системы менеджмента качества в соответствии с утвержденными стандартами.

Цели и задачи службы ДОУ изменились в гораздо меньшей степени, основные изменения связаны с внедрением СЭД в организациях: происходит оптимизация документооборота, рациональная маршрутизация (движение документов), исключение случаев неквалифицированного документирования бизнес-процессов.

Необходимо учитывать, что внедрявшиеся 10–15 лет назад автоматизированные системы были нацелены на минимизацию затрат при выполнении конкретных операций (работ), например, регистрации документов или контроля исполнения поручений руководства организации. В настоящее время внедряются корпоративные технологии и системы в организации в целом, которые, как правило, интегрируются с другими автоматизированными системами («Босс-кадровик» , «1С» и др.).

Утратило свое практическое значение копировально-множительное бюро, поскольку работники многих организаций обеспечиваются копировальной техникой на их рабочих местах, и они самостоятельно тиражируют документы. Также исчерпало себя машинописное бюро, так как после оснащения работников организаций компьютерами каждый специалист готовит проекты документов с использованием компьютеров. Кроме того, отдел писем (жалоб) в настоящее время все реже выделяется в отдельную структуру, но порядок работы с письмами (жалобами) излагается в соответствующем разделе инструкции по ДОУ, и эта категория документов, как правило, регистрируется отдельно или в общем документопотоке, но выделяется особо. Также не совсем актуальна протокольная группа, которая ранее решала задачи подготовки, согласования и выпуска решений коллегиальных органов управления организации, но некоторые функции, выполнявшиеся ею, в измененном виде частично передаются корректорам (в ряде случаев это может быть группа выпуска документов). Задачу подготовки проектов решений и организации работы коллегиальных органов решает ответственный секретарь соответствующего коллегиального органа.

В заключение следует подчеркнуть, что от состояния работы с документами зависит оперативность и качество принимаемых управленческих решений, сроки их реализации, повышение эффективности деятельности организации в целом, поэтому роль службы ДОУ в структуре организации сложно переоценить.

Э.В. Тычинская, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, общий отдел, служба ДОУ и др.

В состав управления делами включаются служба ДОУ (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяются руководством организации:

в совместных предприятиях (организациях) - правлением;

в акционерных обществах – учредительной конференцией;

в кооперативах – общим собранием членов кооператива.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации (предприятия). По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции:

Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;

Разработку и внедрения рациональных форм документов, организацию работы с учетом ведомственной специфики;

Контроль за соблюдением стандартов на документы;

Экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям;

Регистрацию документов и учетно-справочную работу;

Контроль за исполнением документов;

Формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования;

Машинописное изготовление, копирование и размножение документов;

Организационное и методичное руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

В настоящее время перед службами ДОУ стоит задача более тесной увязки работы с АСУ (автоматизированной системой управления) на основе унифицированных систем документации и процессов управленческой деятельности, рационального документооборота. В условиях научно-технической реконструкции, обусловленной рыночными изменениями, в хозяйстве республики произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией коммерческой деятельности предприятий, ростом числа учреждений, организаций и предприятий, увеличением номенклатуры производимых товаров и усложнением процесса их перемещения, расширением экономических связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств вычислительной техники, эффективность их использования находятся в прямой зависимость от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены.